現役大学職員が仕事内容とジョブローテーションについて、わかりやすく解説

大学職員の現実

この記事では、現役大学職員のゆとめがが、大学職員の仕事内容とジョブローテーションについて、わかりやすく解説します。

大学職員への転職を希望されている方は、転職後のイメージを膨らましたり、志望動機を考えるのに役立つと思います。

大学職員の仕事内容は?

大学で働く人は、大きく教育職員と事務職員に分かれます。

  • 教育職員:いわゆる教員。学生へ講義したり、研究室を持ち、研究活動を行います。
  • 事務職員:大学運営のために、教育職員と連携して、様々な業務を行います。

今回、解説するのは事務職員の方です。

事務職員の仕事内容は幅広く、以下のような仕事に従事します。

  1. 教務関連業務
  2. 学生指導関連業務
  3. 入試広報関連業務
  4. 就職支援関連業務
  5. 国際交流関連業務
  6. 図書関連業務
  7. 施設管理関連業務
  8. 法人関連業務

以下、順番に解説していきます。

1.教務関連業務

教育課程の編成や授業に関することを担当します。

より具体的には、時間割やシラバスの作成、成績・評価の処理をおこないます。

大学職員の花形とも言える業務で、一般的に大学では一番忙しく、一番人数も多い部署です。

大学生の時に、「俺、卒業できます?」って窓口に聞きに行った人は、恐らくこの教務関連を担当している事務職員の方が対応してくれたはずです。

新規入職者が最初に配属されることも多い部署ですので、ここから大学職員としてのキャリアをスタートさせる人も多いと思います。

2.学生指導関連業務

学生の修学及び生活指導に関することを担当します。

より具体的には、奨学金の受付や休学・転学の受付、学生の通学マナーの啓蒙、新入生歓迎行事のサポートなどをおこないます。

学生と接する機会が、一番多い部署となります。

学生と仲良くなれる反面、学生に振り回されることも多く、窓口対応もダントツで多いです。

特に、入学シーズンの4,5月は、窓口で学生の質問・相談を受けながら、行事の準備をこなしていく必要があるため、多忙を極めます。

3.入試広報関連業務

学生募集の計画・企画立案、広報全般、入試の実施に関することを担当します。

より具体的には、大学のブランド力UPのために広報戦略を考えたり、高校や進学相談会の場で自分の大学をアピールします。

オープンキャンパスや入試の際は、先頭に立って、準備や後片付けをおこないますので、力仕事も意外と多いです。

また、高校生に自分の大学をアピールする必要がありますので、地方の高校や進学相談会に出向く機会が多く、出張が一番多い部署になります。

4.就職支援関連業務

学生の進路相談・指導、就職のサポートに関することを担当します。

より具体的には、学生の面接の練習相手になったり、求人情報の提供、求人先やインターンシップ先の新規開拓などをおこないます。

企業とのコネクションがものを言う業務になりますので、前職で営業で企業回りをされていた方や、社会人経験豊富なベテランの方が活躍している印象です。

また、大学の出口戦略(就職内定率99%!!とかのアピール)に非常に重要な影響を与える部署となりますので、業務の重要性は高いといえます。

5.国際交流関連業務

学生の国際交流(留学生の受入や海外留学の相談など)に関することを担当します。

より具体的には、海外から来た留学生の日常生活のサポートや、海外留学プログラムの企画立案などをおこないます。

大学が国際交流に力を入れているか、留学生の人数等にもよりますが、単独の部署である場合と、1つの部署で2.学生指導関連業務と兼務している場合もあります。

英語圏からの留学生が多い場合や、英語圏へ自分の大学の学生を派遣するプログラムがある場合は、英語力が求められます。

英語圏以外からの留学生も増えていると思いますが、その場合はある程度日本語のできる留学生が多いと思いますので、日本語でコミュニケーションをとることになります。

6.図書関連業務

大学に必ずある図書館で働く、事務職員です。

司書資格は必須ではなく、一般の事務職員もジョブローテーションで、図書関連業務につくことがあります。

図書の購入・管理がメイン業務です。

大学には何万冊という図書があり、教員の要望で随時購入していく必要があります。

また、他大学の図書館から希望の図書を取り寄せたり、文献複写をお願いする場合もあります。

図書館は、開館時間が長いので、早番・遅番の交代勤務を採用しているところが多いです。

7.施設管理関連業務

大学内の施設(校舎など)及び設備(机・椅子・PCなど)の購入・保守管理を担当します。

授業が始まってから、マイクやプロジェクターの不具合があった際に、駆け付けるのが、この業務を担当する事務職員です。

最近では、施設設備を対象とした補助金も多いため、この業務を担当する方が、補助金の申請資料を作成したり、長期的な施設設備の導入サイクルを計画したりします。

新たに校舎を建てる時、大規模修繕工事の前後は、慌ただしくなりますが、普段はイレギュラーなこともなく、落ち着いて業務に取り組めると思います。

ただし、台風や大雨などによる校舎の被害状況のチェックなど、緊急時には忙しくなる部署かと思います。

8.法人関連業務

法人とは、学校法人のことです。

法人関連業務とは、学校法人全体の人事・経理・総務の業務をおこないます。

例えば、大学しか設置していない学校法人もありますので、その場合は法人関連業務=大学の人事・経理・総務の業務となります。

ある程度の規模の学校法人であれば、大学の他に短大や付属校を設置している場合が多いので、「あれ、俺 大学職員になったつもりなのに、高校の教員の出勤簿チェックしてるじゃん」なんてこともあります。

人事や経理の仕事は、大学や付属校ごとに部署があって、配属されるというよりは、学校法人としてまとめて1部署設置しているケースが多いです。

キャンパスが離れている場合などは、キャンパスごとに設置されているケースもあります。

一般企業にも存在する部署ですので、仕事のイメージは付きやすいと思います。

仕事内容も、一般企業とほとんど変わりません。

ジョブローテーションについて

上記、ざっと8つの業務(部署)を紹介しましたが、大学職員の場合はジョブローテーションが付き物です。

だいたい2~5年スパンで、未経験の部署に配置換えがあり、大学職員としての経験を積んでいきます。

ジョブローテーションは、管理職になってからも、頻繫に行われますので、未経験業務の課長をいきなりやらされるということも、ザラです。

もちろん、異動希望は上司との面談等で、聞いてはもらえますが、希望部署に行きたいタイミングで異動することは実質不可能と思っていた方がいいでしょう。

ジョブローテーションの例外

一部の専門職(経理や人事、情報システム関係)に就いている人は、比較的ジョブローテーションが少なめです。

とはいっても、民間企業であれば、どちらかというと、「経理畑で30年やってきました」というように、スペシャリストになるケースが多いと思いますので、それに比べると、専門職でも異動する傾向が強いです。

また、40代後半から50代で、専門職要員として採用された方は、ジョブローテーションの例外となることが多いです。

まとめ

この記事では、大学職員の各部署ごとの仕事内容とジョブローテーションについて、解説しました。

大学職員の仕事内容で、思てたんと違うと思った点としては、大学内には様々な仕事があり、学生の立場や転職者の立場からは、見えない業務が多くあるという点です。

これから大学職員に転職をお考えの方は、上記のどの部署に配属されるかわかりませんが、ジョブローテーションを通じてゼネラリストとして、幅広く大学内で活躍できる人材であることが望まれます。

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